Efektywna praca zdalna z zespołem rozproszonym

• dobór „właściwych ludzi na właściwe miejsca” przez kierownika do zespołu rozproszonego,

• przekazywanie odpowiedzialności i budowanie zaangażowania osób w zespole rozproszonym,

• rozpoznanie i wzmacnianie swoich cech przywódczych i menedżerskich w kierowaniu zespołem rozproszonym w różnych lokalizacjach,

• budowanie autorytetu i wykorzystanie swoich mocnych stron w kierowaniu zespołem projektowym,

• efektywne prowadzenie zebrań i spotkań z zespołem projektowym w trakcie trwania projektu,

• doskonalenie procesu delegowania zadań i udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej osobom zaangażowanym w pracę projektową,

• poznanie i wykorzystanie zasad w przewodzeniu i zarządzaniu ludźmi w zespole rozproszonym,

• zapoznanie kluczowych elementów kierowania zespołem rozproszonym,

• doskonalenie  w wyznaczaniu celów i zdań podwładnym,

• rozwijanie skutecznej komunikacji z podwładnymi z wykorzystaniem technik komunikacyjnych na rzecz podniesienia efektywności działań ludzi.

1. Wstęp – rozpoczęcie szkolenia:

• przedstawienie się prowadzącego,

• podanie tematu, celów i zagadnień,

• określenie zasad pracy podczas warsztatu,

• przedstawienie się Uczestników szkolenia i ich oczekiwań,

• pytanie lub ćwiczenie otwierające, wprowadzające w temat szkolenia.

2. Czym jest zespół rozproszony?

• charakterystyka zespołu rozproszonego i różnice miedzy tradycyjnym zespołem, a rozproszonym,

• cechy, struktura i zasady funkcjonowania zespołu rozproszonego,

• relacje w zespole rozproszonym -,ambicje, leki, zagrożenia, sympatie i antypatie, role zespołowe.

3. Zadania i rola kierownika w zarządzaniu na odległość:

• zakres zadań i obowiązków kierownika,

• kompetencje, doświadczenie i cechy kierownika,

• obszar odpowiedzialności kierownika,

• organizacja i planowanie oraz wyznaczanie działań na odległość,

• budowanie współpracy i relacji z pracownikami w różnych lokalizacjach,

• metody, sposoby, procedury i narzędzia komunikowania się z zespołem rozproszonym,

• jak mówić, żeby ludzie nas słuchali, jak słuchać, żeby ludzie chcieli realizować wyznaczone im cele i zadania,

• dobór kanałów komunikacyjnych do aktualnych potrzeb (odbiorcy komunikatów, zadania, miejsca pracy),

• przygotowanie i prowadzenie spotkań/zebrań z wykorzystaniem nowoczesnych technologii teleinformatycznych.

4. Formowanie i budowanie zespołu rozproszonego:

• określenie zakresu wymagań i kompetencji od przyszłych członków zespołu rozproszonego kontekście realizowanych zadań– kogo chcę pozyskać, skąd Go wezmę, dlaczego Jego?

• pozyskanie osób/współpracowników do zespołu – rozmowy indywidualne kierownika z kandydatami do zespołu,

• sformowanie zespołu rozproszonego o określonych kompetencjach i motywacji,

• udział w pracach zespołu rozproszonego jako wyróżnienie i możliwość rozwoju kompetencji, rodzaje i struktura spotkań „twarzą w twarz” i na odległość.

5. Wyznaczanie celów i zadań przez kierownika pracownikom z zespołu rozproszonego – komunikacja z zespołem i poszczególnymi osobami:

• narzędzia wyznaczania celów podwładnym: reguła SMART i zasada WARTO – kto ma to wykonać, dlaczego on ma to wykonać, do kiedy ma to wykonać, z kim ma to wykonać, według jakich kryteriów ma to wykonać, czym ma to wykonać, czemu to służy, jak ważne to jest dla powodzenia projektu, dla zespołu, dla kierownika i dla organizacji?

• poziomy rozwoju pracowników: kompetencje i zaangażowanie – kto do czego ma być oddelegowany. Proces delegowania zadań i uprawnień,

• kompetencje transferowe vs. kompetencje do wykonania zdania,

• style zarządzania kierownika, a etapy rozwoju pracowników w zespole – zarządzanie sytuacyjne,

• komunikacja zasad kierownika projektu zespołowi projektowemu – expose do zespołu,

• postawy osób w zespole rozproszonym, kierowanie zmianą, radzenie sobie z oporem pracowników, wywieranie pozytywnego wpływu na ludzi.

6. Przywództwo, czyli kierownik zespołu rozproszonego jako menedżer-przywódca:

• kierownik zespołu w roli przywódcy zespołu – cechy i umiejętności,

• rozwiązywanie trudnych sytuacji w zespole i z zespołem – problem, analiza, rozwiązanie, ocena. Współuczestnictwo pracowników w podejmowaniu decyzji (jak i kiedy?),

• kreatywność, improwizacja, zaangażowanie, eksperymentowanie, reakcja na zmiany,

• analiza, monitoring i kontrola działań pracowników,

• rozwiązywanie problemów w zespole – procedura,

• budowanie autorytetu w zespole – działania podejmowane przez lidera,

• cechy efektywnych zespołów projektowych,

• narzędzia skutecznego zarządzania zespołem.

• jak budować relacje z ludźmi sprzyjające osiąganiu zaplanowanych rezultatów,

• funkcje menedżerskie kierownika projektu  – cele, informacja, motywowanie, rozwój i ocena.

7. Źródła władzy kierownika zespołu projektowego i optymalne ich wykorzystanie:

• władza formalna,

• władza nagradzania,

• władza karania,

• władza ekspercka,

• władza relacji.

8. Cykl komunikacyjny w kierowaniu ludźmi w projekcie – rola lidera w zarządzaniu zespołem rozproszonym:

• podstawy skutecznego przekazu informacji w projekcie, kanały komunikacyjne,

• metody prezentacji rozwiązań przed zleceniodawcą,

• rozmowa planująca,

• rozmowa monitorująca,

• rozmowa podsumowująca,

• pozytywne i negatywne elementy komunikacji wpływające na rezultat rozmowy,

• bariery komunikacyjne, czyli jak poprawić skuteczność w przekazie informacji, celów i zadań,

• budowanie i przekazywanie osobom w zespole konstruktywnej informacji zwrotnej,

• elementy asertywności w pracy kierownika – jak i kiedy warto być asertywnym?

9. Inspirowanie i motywowanie zespołu rozproszonego, czyli jak sprawić żeby ludziom „chciało się chcieć”:

• różnice między motywacją i motywowaniem,

• pozapłacowe instrumenty motywowania osób zaangażowanych w realizację projektu – narzędzia skutecznego motywowania i doceniania wysiłku i efektów,

• komunikaty motywujące i demotywujące ludzi w zespole,

• dekalog motywowania – jak motywować swoich podwładnych,

• czynniki motywujące wg. Herzberga i wg. Maslowa, które kierownik może wykorzystać do mobilizowania pracowników do osiągania ponadprzeciętnych rezultatów w projekcie.

• nagrody i kary nie motywują – one demotywują ludzi – jak rywalizacja psuje współpracę i motywacje w zespole rozproszonym?

10. Motywujące rozmowy dyscyplinujące z podwładnymi, którzy nie realizują zadań, poleceń, procesów i procedur:

• kiedy, jak i po co dyscyplinować podwładnych?

• konstruowanie i udzielanie konstruktywnej krytyki podwładnym – procedura,

• rozmowa korygująca,

• rozmowa ostrzegawcza,

• rozmowa o konsekwencjach,

• rozwijanie samodzielności i odpowiedzialności pracowników,

• trudne rozmowy menedżerskie przez telefon, Skype’a, telekonferencję, video konferencję.

11. Konflikt w zespole rozproszonym – kierowanie konfliktem i sytuacjami kryzysowymi przez kierownika:

• czym jest konflikt w zespole rozproszonym? – przykłady konfliktów,

• rozpoznawanie symptomów konfliktów „na odległość” – objawienie się konfliktu,

• najczęściej występujące przyczyny konfliktów w zespole,

• skuteczne metody rozwiązywania konfliktów w zespole modelowanie, przykłady, pokazanie korzyści/strat w konflikcie, inne,

• mediacje – przygotowanie i prowadzenie mediacji w konflikcie przez przełożonego,

• pozytywne i negatywne skutki konfliktu dla rezultatu działań.

12. Rola lidera w monitoringu i kontroli działań zespołu rozproszonego:

• poziomy i etapy kontroli,

• dobór bodźców stymulujących działanie zespołu rozproszonego „na odległość”,

• plotki, pogłoski, uprzedzenia, zmiany, nieformalne układy, „starzy – młodzi”, nieuczciwa rywalizacja, „koloryzowanie” efektów i działań, dywersje,  „wciąganie do studni”, „efekt fali” w zespole rozproszonym – zagrożenia w kierowaniu zespołem rozproszonym i metody osłabiania i przeciwdziałania tego typu praktykom.

13. Zakończenie szkolenia:

• podsumowanie szkolenia,

• krótkie powtórzenie najważniejszych treści szkolenia – metoda pytań i odpowiedzi –weryfikacja stopnia realizacji celów szkoleniowych,

Warsztat szkoleniowy. Zgodnie z przyjęta zasadą Pareto i nauczania ludzi dorosłych, warsztat oparty jest na metodach aktywizujących i wzmacniających kompetencje Uczestników (80%), natomiast pozostały czas (20%) przeznaczony jest na mini wykład wprowadzający w poszczególne zagadnienia i tematykę warsztatu oraz odpowiadanie na pytania Uczestników.

• mini wykład

• wypracowanie wspólnego stanowiska

• ćwiczenia,

• symulacje,

• „burza mózgów”,

• dyskusja moderowana,

• przykłady,

• analizy przypadków.

Szkolenie dedykujemy przede wszystkim biznesmenom, przedstawicielom handlowym, pracownikom administracji, osoby związane ze sprzedażą, kontaktem z klientem, liderzy projektów, managerowie. Szkolenie ułatwi pracę tym, którzy na swoim stanowisku odpowiadają za kontakty z klientami, łagodzenie sporów i ustalanie małych porozumień.

• managerowie, dyrektorzy

• szefowie działów sprzedaży, marketingu, IT,logistyka itp

•  klienci indywidualni zainteresowani nauką efektywnych prezentacji online

1 dzień szkoleniowy – 9.00-15.00

Po ukończeniu szkolenia każdy uczestnik otrzymuje Certyfikat Europejskiej Akademii Dyplomacji.